En los últimos meses, las empresas se vieron obligadas a practicar el teletrabajo de manera abrupta y durante un periodo prolongado. Un panorama desconocido para muchos que impuso desafíos en cada uno de los departamentos o áreas de las organizaciones, sus líderes y colaboradores. Lo anterior nos hace pensar en un interrogante: ¿cómo mantener interconectados a los equipos de trabajo para que tu organización continúe andando?

Pues bien, es aquí donde la comunicación interna y el endomarketing digital toman un papel protagónico. Aunque sabemos que la comunicación no es una cuestión puntual ni circunstancial, es un ejercicio sostenido y una herramienta diaria fundamental para facilitar y propiciar los procesos de la compañía. Ahora más que nunca es indispensable que todas las partes conserven una comunicación efectiva y asertiva.

Aquí encontrarás 3 recomendaciones para que aproveches los canales digitales de comunicación interna en esta virtualidad:

1- Los canales digitales

Sin embargo, para que la comunicación sea eficaz, los empleados deben conocer la importancia de dichas herramientas, conocer qué plataformas tienen a su disposición y estar capacitados constantemente para utilizarlas de manera correcta.

De igual forma, esto le impone un reto a los equipos de Comunicación, ya que deben diversificar los medios digitales y dirigir los mensajes de manera estratégica a los empleados, buscando que todos estén enterados de las noticias importantes de la organización y contenidos de su interés. Para lograrlo, es importante conocer la audiencia:

– ¿Qué edades tienen los colaboradores?
– ¿Qué medios digitales utilizan más?
– ¿Qué información les llama más la atención?

Es por esto que cuestionarnos ¿Qué tan formal o informal es el mensaje?, ¿Qué tan grande o pequeño es el grupo al que necesito dirigirme?, ¿Necesito respuestas o participación? Esto puede ayudar a focalizar los mensajes en los canales adecuados.

Finalmente, entre tantas herramientas y posibles formas de comunicarse, una estrategia que desde Vectorial recomendamos es tener un espacio donde se centralicen los mensajes más importantes para la compañía, y que a su vez, estos estén 24/7 a disposición de los empleados. En este caso, la intranet sería el medio ideal para dar una solución a todo lo anterior.

 

2- Los embajadores

 

Aunque las áreas de comunicaciones sean las responsables de plantear el plan de acción de comunicación interna, es necesario contar con los líderes de los procesos y embajadores para transmitir los mensajes, especialmente ahora que la virtualidad puede hacernos sentir un poco desconectados de lo que está sucediendo en la organización.

Está demostrado que tener a un director o incluso al presidente de la compañía transmitiendo ciertos mensajes claves genera mayor acogida por parte de los colaboradores, además de otros beneficios como proyectar credibilidad y cercanía.

En las intranets, se pueden tener contenidos en distintos formatos como los videos y los blogs, los cuales pueden permitir a los directores acercarse no solo a su equipo primario, sino a los colaboradores en general, incentivando así la participación.

Además de los líderes de la organización, en cada área se puede identificar quiénes son los embajadores o influenciadores: esas personas claves que tienen excelentes relaciones con sus compañeros de trabajo y credibilidad por su desempeño, que pueden ayudar a movilizar los mensajes, las actividades y en general los sucesos importantes de la empresa.

Tener claro a dichos embajadores facilitará al equipo de comunicaciones la difusión de las noticias. Por ejemplo, los contenidos dentro de la intranet, serán difundidos por correo electrónico a través de un newsletter y por WhatsApp a través de los embajadores, pero la fuente a donde deben dirigirse las personas, será la misma: La noticia, el blog, o el video que se encuentra en la intranet. De esa manera, se evitan malentendidos en la comunicación.

 

3- Comunicación clara, honesta y cercana

 

Además, abrir espacios para la comunicación de doble vía puede ayudar a preservar el diálogo entre líderes y miembros del equipo, lo cual siempre será provechoso. Las herramientas digitales ofrecen múltiples posibilidades para favorecer ese propósito: las teleconferencias, las encuestas, y principalmente la intranet colaborativa, que permite a todos los colaboradores generar contenidos, participar en discusiones e interactuar.

En definitiva, la comunicación interna genera un impacto especialmente importante en tiempos de virtualidad. ¡Sabemos que las miradas están puestas en las áreas de comunicaciones! Nuestra recomendación es valerse de las herramientas digitales y tecnológicas adecuadas para facilitar la gestión de la comunicación. Una buena opción es contar con los contenidos de la intranet accesibles desde el celular de los colaboradores, que les permita recibir información, generar contenido y hacer gestión del conocimiento en una interfaz amigable.

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